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 Moderiert von: Atomsk, Maestro, statixx, Teh Wizard of Aiz


 Thema: Fuck you Registratur ( Unterlagen ordnen für Dummies... )
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WechselMalDieFarbe

Arctic
Unterlagen ordnen für Dummies...
Könnte auch in den Hass-Thread, aber ich suche eher nach inspirierenden Lösungsansätzen für die private Aktenablage. Mich nervt es nur noch, wenn ich etwas suche, und erstmal nach den falschen Ordner greife. Ich rede von Versicherungs-, Steuer- und sonstigen Hastenichtgesehenunterlagen. Nach welchem Prinzip ordnet das p0t? Chaosprinzip? Nach Vertragsart bzw. Art der Unterlagen? Nach Sachgebieten? Nach...
10.07.2014 21:30:51 Zum letzten Beitrag
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zer0

opa
betruebt gucken
Digitalisieren, OCR, verschlagworten.
Thread kann zu.
10.07.2014 21:35:19 Zum letzten Beitrag
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dino the pizzaman

dino the pizzaman
ich habe mir einen Dokumentenscanner gekauft. So ein Einzugsding. Und damit alles digitalisiert. Benannt nach Schema yyyy-mm-dd_THEMA_SUBTHEMA (bspw. Thema = Name der Bank, Subthema = "Kontoauszug"...). Das ganze in Ordner strukturiert nach grobem Thema (Finanzen, Versicherung, Gesundheit, Sonstiges Breites Grinsen). Und dank Volltext-pdf-Suche finde ich alles. Relativ schnell. UND ich hab keine Ordner und Papierberge mehr. Beste Investition seit langem. Zumal ich jetzt ALLES aufbewahren kann, es nicht stört weil zusätzliche Dokumente die Suche (noch) nicht behindern und ich so auch Zeit spare: nicht mehr überlegen müssen, ob etwas später noch relevant sein kann oder nicht. Einfach alles scannen, ablegen und dann das Papier entsorgen.


/oder in Kurz über mir. Nur das Verschlagworten fällt bei mir weg, da ich mich auf keine Software stütze.
[Dieser Beitrag wurde 1 mal editiert; zum letzten Mal von dino the pizzaman am 10.07.2014 21:36]
10.07.2014 21:35:43 Zum letzten Beitrag
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WechselMalDieFarbe

Arctic
Ok, ich bin anscheinend noch nicht im 21. Jahrhundert angekommen. Du hast also quasi garkein Papierkram mehr? Ich müsste erstmal schauen, welche Unterlagen zwingend physisch aufzubewahren sind (von Urkunden u. ä. mal abzusehen).
10.07.2014 21:39:41 Zum letzten Beitrag
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BuddelWilli3

X-Mas Leet
Pillepalle

4-6 Ordner kaufen. Dazu farbliche Register für jeden Ordner. Und Etiketten für die Beschriftung aussen.

Ordner 1:
Versicherung Privat
Wohnung
Bank xy
Bank xz

Ordner 2:
Auto
Arbeitsstelle
Kreditkarte

Ordner 3:
Steuern
Rechnungen (nur die wichtigsten, Rest fliegt)
(...)

etc. etc. Die Register ausbalanciert (korrespondenzgeile Dinge nicht in den gleichen Ordner) verteilen, aussen beschriften und mit dem Startjahr versehen. Wenn Ordner voll gegen Ende des Jahres neuen beschaffen und den alten für 3 Jahre in den Keller und dann entsorgen.

No problemo...

¤ Und nur das wichtigste ablegen! Aktionärsbriefe etc hebe ich nicht auf.
[Dieser Beitrag wurde 1 mal editiert; zum letzten Mal von BuddelWilli3 am 10.07.2014 21:43]
10.07.2014 21:41:46 Zum letzten Beitrag
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dino the pizzaman

dino the pizzaman
jo. Relativ wenig nur noch in Papierform. Und wenn, dann weil ichs über ein Jahr hinweg sammle und Ende Jahr digitalisiere. Das ist dann eher unwichtiger Kram, für den ich jeweils am Monatsende zu faul bin Breites Grinsen Was uach hilft: mal anfragen, welche Firmen etc. auch digital verschicken. Krankenversicherugen etc. gehen auch immer mehr zum komplett digitalen über. So schicke ich auch von den Arztrechnungen etc. direkt die Scans ein (statt wie bisher per Brief).

Voraussetzungen ist aber halt ein gescheiter Scanner. Einer, der möglichst wenig Probleme macht und den 50er Stapel Papier auch ohne Betreuung schnell einscannt.


/ich mach auch alles für meine Mutter inkl. Liegenschaften: da ist es wie von Buddel beschrieben... Ordner mit Register, aussen beschriften, chronologisch rein damit. Und nach einem Jahr wird das dann aber digitalisiert. Grund: Mutter will das Zeugs auf Papierform. Das alte interessiert aber eh nicht merh, darum einfach scannen. Nach dem Tod des Vaters hab ich auch zig Ordner driekt 1:1 digitalisiert, ohne mir den Kram genauer anzuschauen. Auch weil ich ihn digital halt besser durchsuchen konnte. Und das ganze Papierzeugs flog nach dem Scannen. Einzige Ausnahme sind die alten Steuerunterlagen. Aber auch nur, weil die mir bisher noch nach zu viel Chaos aussehen... das mach ich dann mal wenn mir so richtig langweilig ist.
[Dieser Beitrag wurde 1 mal editiert; zum letzten Mal von dino the pizzaman am 10.07.2014 21:46]
10.07.2014 21:43:27 Zum letzten Beitrag
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WechselMalDieFarbe

Arctic
Welchen Scanner benutzt du? Mal eben bei Amazon geschaut, nicht gerade billig.
10.07.2014 21:48:02 Zum letzten Beitrag
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LeTschegg

AUP LeTschegg 15.02.2009
verschmitzt lachen
Ich hab nen Stapel. Was neu reinkommt wird oben drauf gelegt. Sobald der Stapel umfällt wird ein neuer angefangen... peinlich/erstaunt


Aber ich sollt tatsächlich mal wieder sortieren und abheften...
10.07.2014 21:48:31 Zum letzten Beitrag
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dino the pizzaman

dino the pizzaman
ScanSnap ix500. Nein, nicht billig. Wenn mir das Ding 5 Jahre hält ist es mir das Geld aber wert. Aber eben: für die durchschnittliche Privatperson reichen auch 4-6 Ordner und Register. Ev. kann man ja dann mal im Büro oder beim Kumpel altes Zeugs einscannen und dann entsorgen. Damit sich nicht zu viel über die Jahre ansammelt.
10.07.2014 21:50:34 Zum letzten Beitrag
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derSenner

AUP derSenner 08.04.2020
Hahaha, knapp 400¤ für den Scanner Breites Grinsen . Da krieg ich 1000 Ordner, Trenner, Folien, Karteikarten, was auch immer.
10.07.2014 21:54:32 Zum letzten Beitrag
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zer0

opa
betruebt gucken
Die Frage hier ist eher, was ist dir deine Zeit wert?
[Dieser Beitrag wurde 1 mal editiert; zum letzten Mal von zer0 am 10.07.2014 21:59]
10.07.2014 21:57:21 Zum letzten Beitrag
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zer0

opa
Und dein Platz.
10.07.2014 21:58:06 Zum letzten Beitrag
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Flashhead

AUP Flashhead 23.11.2020
 
Zitat von derSenner

Hahaha, knapp 400¤ für den Scanner Breites Grinsen . Da krieg ich 1000 Ordner, Trenner, Folien, Karteikarten, was auch immer.



Gut, wenn man nur die Geburtstagskarten von Mutti und alle 6 Monate sein Zeugnis ablegen muss, braucht man so 'nen Scanner eher nicht.
10.07.2014 21:58:39 Zum letzten Beitrag
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Kane*

AUP Kane* 30.10.2009
Was muss man eigentlich aufheben? Urkunden, klar. Aber sonst? Was muss in Papierform vorliegen? Als Privatperson hat man doch keine Fristen, oder?

Ich hab nicht viel, aber ich brauch platz. Würde mir also entgegenkommen, wenn ich die Ordner loswerden könnte die ich hab.
10.07.2014 22:00:23 Zum letzten Beitrag
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BuddelWilli3

X-Mas Leet
 
Zitat von Kane*

Was muss man eigentlich aufheben? Urkunden, klar. Aber sonst? Was muss in Papierform vorliegen?



Bankkonten wegen den Steuern, Verträge für Wohnung/Arbeit, Gewisse Rechnungen für Steuern, Garantiescheine, Abrechnungen zur Sicherheit. Ich ordne auch die Rechnungen - und versehe sie jeweils mit dem Datum, wo ich den Betrag überwiesen habe.

Grundsätzlich alles was rechtlich von Belang ist und/oder für die Steuern verwendet wird. Sammelt sich doch schon einiges an...

¤ Der Scanner liest sich ganz gut, besonders das OCR. Aber ist mir dann doch zu teuer und umständlich - alle 2 Wochen die Korrespondenz abarbeiten dauert nun auch nicht einen halben Tag.
[Dieser Beitrag wurde 1 mal editiert; zum letzten Mal von BuddelWilli3 am 10.07.2014 22:04]
10.07.2014 22:03:34 Zum letzten Beitrag
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sprachdelle

Arctic
Sind nicht die Monats- oder Jahresabrechnungen der Arbeitsstelle, die später vor der Rentenversicherung wichtig werden, lebenslang aufzubewahren?

Ich kann mich nur noch daran erinnern, dass mich meine Mutter sehr entnervt angeschaut hat, als ich die ersten damals einfach in den Müll geschmissen habe. Breites Grinsen
[Dieser Beitrag wurde 1 mal editiert; zum letzten Mal von sprachdelle am 10.07.2014 22:11]
10.07.2014 22:06:17 Zum letzten Beitrag
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Kane*

AUP Kane* 30.10.2009
Ja, die Abrechnungen können wichtig werden im Streitfall.
10.07.2014 22:08:02 Zum letzten Beitrag
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just 4 fun

just 4 fun
Ob digital oder analog ändert ja nix, dass er ne Ordnerstruktur braucht Breites Grinsen

Ich würde jeweils einen Ordner für Versicherungen, Bankkonten (und alles damit verbundene, wie Kreditkarten, Aktien), Steuern und Rechnungen/Quittungen machen. In den Ordnern drin natürlich alphabetisch. In jedem Ordner nur vollständige Jahre. Gerade der Ordner mit den Bankauszügen oder was auch immer, dürfte locker für mehrere Jahre reichen. Und dann schreibst du auf die Etikette dann welche Jahre der Ordner umfasst.

So schwer ist es nun nicht. Das Problem ist nur, wenn du mal einige Jahre ordnen musst Breites Grinsen

Ach ja: Die neusten Rechnungen/Bankauszüge was auch immer zuoberst. Geht am schnellsten, wenn du was suchst, da du meistens eher das neue Zeugs brauchst.

Edit2: Und einen zusätzlichen Ordner für irgendwelche Arbeitsverträge, Mietverträge etc. wo du alle Sachen reinpackst, die sonst nirgends reinpassen.
[Dieser Beitrag wurde 2 mal editiert; zum letzten Mal von just 4 fun am 10.07.2014 22:21]
10.07.2014 22:17:43 Zum letzten Beitrag
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[eXz]CountZero

Leet
Ich verwende zum ordnen ELO.office. Das ist absolut klasse.

http://www.forum.elo.com/wcm/de/produkte/elooffice
10.07.2014 22:43:05 Zum letzten Beitrag
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zer0

opa
 
Zitat von just 4 fun

Ob digital oder analog ändert ja nix, dass er ne Ordnerstruktur braucht Breites Grinsen


Nope. Digital mit ner entsprechenden Software (Datenbank) brauchst du keine oder nur einen Ordner.
Ordnerstrukturen sind ein digitales Relikt und heute im Wesentlichen dem menschlichen Benutzer geschuldet, der ab und an genötigt ist, selbst nach Dateien zu suchen weil er bei der Ablage gepennt hat.

Schlagworte, fertig. Diese könnten übrigens automatisiert aus der OCR erzeugt werden. Das muss man dem System aber beibringen.

Kommt ein Mann zu Google und erzählt was über Ordnerstrukturen... loooool mit den Augen rollend
[Dieser Beitrag wurde 3 mal editiert; zum letzten Mal von zer0 am 10.07.2014 23:07]
10.07.2014 22:58:58 Zum letzten Beitrag
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dino the pizzaman

dino the pizzaman
dann nenn mal solche tools. Gibt es eins, dass die ganzen Daten in die MEtadaten des pdf schreibt? so dass man nicht primär von der einen Applikation abhängig ist?
11.07.2014 13:39:50 Zum letzten Beitrag
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Kaiman

Arctic
Ist es jetzt eigentlich entschieden, ob ein digital gescanntes
Dokument rechtlich die gleiche Gültigkeit hat wie das original in Papierform?

Im speziellen sowas wie Steuerquark und Rechnungen etc.
11.07.2014 13:46:16 Zum letzten Beitrag
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krischan111

Arctic
Ein heise-Redakteur hat mal einen Selbstversuch zum papierlosen Büro gemacht, und es hat sogar ganz gut geklappt:

http://www.heise.de/ct/heft/2014-5-Papierlos-im-Buero-und-Alltag-ein-Selbstversuch-2107181.html
13.07.2014 1:37:00 Zum letzten Beitrag
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DarkFritz

AUP DarkFritz 10.08.2015
...
 
Zitat von dino the pizzaman

ScanSnap ix500. Nein, nicht billig. Wenn mir das Ding 5 Jahre hält ist es mir das Geld aber wert. Aber eben: für die durchschnittliche Privatperson reichen auch 4-6 Ordner und Register. Ev. kann man ja dann mal im Büro oder beim Kumpel altes Zeugs einscannen und dann entsorgen. Damit sich nicht zu viel über die Jahre ansammelt.



Ich hab mir letztens auch einen gebrauchten Scansnap gekauft. Abgesehen von Zeugnissen oder Zertifikaten hab ich so gut wie keine Papierdokumente mehr im Haus. Ist wirklich Gold wert! Zur Verwaltung reicht mir die mitgelieferte Software, wenn man sich ein paar sinnvolle Kategorien zurecht legt.
13.07.2014 1:41:20 Zum letzten Beitrag
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~Raven~

Gordon
...
 
Zitat von Kane*

Was muss man eigentlich aufheben? Urkunden, klar. Aber sonst? Was muss in Papierform vorliegen? Als Privatperson hat man doch keine Fristen, oder?

Ich hab nicht viel, aber ich brauch platz. Würde mir also entgegenkommen, wenn ich die Ordner loswerden könnte die ich hab.



Ich hab z.B. den Nachweis meiner Anmeldung am neuen Wohnort von 2009 aufgehoben. Das hat mir letztens erspart, hunderte Euro für 5 Jahre "versäumte" Zahlungen an die GEZ nachzuzahlen.
13.07.2014 1:45:44 Zum letzten Beitrag
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[oMD]psychodaddy

X-Mas Arctic
 
Zitat von DarkFritz

 
Zitat von dino the pizzaman

ScanSnap ix500. Nein, nicht billig. Wenn mir das Ding 5 Jahre hält ist es mir das Geld aber wert. Aber eben: für die durchschnittliche Privatperson reichen auch 4-6 Ordner und Register. Ev. kann man ja dann mal im Büro oder beim Kumpel altes Zeugs einscannen und dann entsorgen. Damit sich nicht zu viel über die Jahre ansammelt.



Ich hab mir letztens auch einen gebrauchten Scansnap gekauft. Abgesehen von Zeugnissen oder Zertifikaten hab ich so gut wie keine Papierdokumente mehr im Haus. Ist wirklich Gold wert! Zur Verwaltung reicht mir die mitgelieferte Software, wenn man sich ein paar sinnvolle Kategorien zurecht legt.


Also ich weiß nicht. Ich hab 3 Ordner, einer davon mit den Lohnabrechnungen. Diese digitalisiere ich immer um Neujahr, aber warum dann wegwerfen. Der Ordner stört mich nicht, und im Zweifel hab ich es analog, digital und zur Sicherheit (Feuer) auf einem USB-Stick digital bei meinen Eltern. Ich sehe keinen Grund, den einen Ordner mit Lohnabrechnungen wegzuwerfen. Soviel Platz nimmt der nicht weg. Und selbst, wenn ich noch 40 Jahre malochen muss, ist das überschaubar und passt in einen, zwei Ordner rein.
13.07.2014 1:55:02 Zum letzten Beitrag
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RushHour

rushhour
Alles was Steuerrelevant ist und Bankauszüge muss man zehn (10!) Jahre aufheben (oder waren das nur die Bankauzüge?), auch bei Privatpersonen. Und ich bezweifle dass die Behörden und Gerichte Scans anerkennen. Fahrtenbücher müssen auch noch analog geführt werden, wenn sie gerichtsfest sein sollen. AFAIK. Oder gibts da rechtliche Neuerungen?



Ansonsten als Ordnungssystem für Büros:

1 Ordner "laufende Vorgänge" mit aktiver Korrespondez etc.

Dann mehrere Ordner nach Korrespondenzpartnern A-Z geordnet. Da kommen beendete Vorgänge dann rein.

Wenn Ordner voll mit Jahreangaben 201X-201X in den Keller.
13.07.2014 7:59:06 Zum letzten Beitrag
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-[Wicht1]-

Russe BF
Ich habe ein geordnetes Chaos. Also zwei Stapel, einen mit "sortieren" einen mit "erledigen"

Und sortiert wird grob nach Thema:

Versicherungen (alle) Bank (alle) Staat (alles) Steuer (alles) etc.

wenn ich jetzt wirklich was von meiner Krankenversicherung suche, dann muss ich zwar 2 bis 3 Minuten suchen, dafür muss ich nicht ewig lange Sortieren. Einfach oben drauf, fertig.
13.07.2014 9:56:27 Zum letzten Beitrag
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con_chulio

AUP con_chulio 03.01.2009
ich hab zwei ordner, da kommt nach zufalls prinzip einfach alles rein.... und das wirklich wichtig zeug bring ich immer noch zu meiner Mutter.... da wird das sicher bis ans ende aller tage archiviert....
13.07.2014 10:09:09 Zum letzten Beitrag
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_Kiddo_

AUP _Kiddo_ 25.12.2013
Ich lebe scheinbar nach dem Chaos Prinzip. Alles liegt irgendwo im Zimmer verstreut und bei Bedarf weiß ich meist einfach,wo was ist Breites Grinsen
Problematisch wird es nur, wenn meine Mutter dazwischen funkt und meint, meine "Unordnung" aufräumen zu müssen :/
Das mit dem Digitalisieren und nach Schlagwörtern sortieren ist aber auch ne gute Idee peinlich/erstaunt
13.07.2014 10:31:30 Zum letzten Beitrag
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 Thema: Fuck you Registratur ( Unterlagen ordnen für Dummies... )
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