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 Moderiert von: Atomsk, Maestro, statixx, Teh Wizard of Aiz


 Thema: Fuck you Registratur ( Unterlagen ordnen für Dummies... )
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Futura

Babybender
 
Zitat von zer0

Die Frage hier ist eher, was ist dir deine Zeit wert?


Es braucht weniger Platz, aber mehr Zeit, definitiv.
Wir haben auch so 10 Ordner nach Themen, was wichtig ist kommt in Hüllen oder wird gelocht und abgeheftet. Scannen ist nett, aber das alles dauert deutlich länger.
13.07.2014 11:36:47 Zum letzten Beitrag
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Fabsn

AUP Fabsn 29.05.2013
 
Zitat von RushHour

Alles was Steuerrelevant ist und Bankauszüge muss man zehn (10!) Jahre aufheben (oder waren das nur die Bankauzüge?), auch bei Privatpersonen.

So ein Quatsch. Als Privatperson hast du keine Pflicht, die Dinger aufzuheben. Wär ja zu schön, mich nervt schon die Sparkasse, die mir die Kontoauszüge unaufgefordert zuschickt und dafür auch noch Geld verlangt.
13.07.2014 11:46:10 Zum letzten Beitrag
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krischan111

Arctic
 
Zitat von _Kiddo_

Ich lebe scheinbar nach dem Chaos Prinzip. Alles liegt irgendwo im Zimmer verstreut und bei Bedarf weiß ich meist einfach,wo was ist Breites Grinsen
Problematisch wird es nur, wenn meine Mutter dazwischen funkt und meint, meine "Unordnung" aufräumen zu müssen :/
Das mit dem Digitalisieren und nach Schlagwörtern sortieren ist aber auch ne gute Idee peinlich/erstaunt


Wat, wie alt bist du?
13.07.2014 12:36:27 Zum letzten Beitrag
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da gig

tf2_spy.png
 
Zitat von Fabsn

 
Zitat von RushHour

Alles was Steuerrelevant ist und Bankauszüge muss man zehn (10!) Jahre aufheben (oder waren das nur die Bankauzüge?), auch bei Privatpersonen.

So ein Quatsch. Als Privatperson hast du keine Pflicht, die Dinger aufzuheben. Wär ja zu schön, mich nervt schon die Sparkasse, die mir die Kontoauszüge unaufgefordert zuschickt und dafür auch noch Geld verlangt.


das kann man im onlinebanking irgendwo abschalten. dann muss man nur noch regelmäßig reingehen und dsa pdf anklicken damit sies einem nicht schicken.

¤: und ja die bankauszüge sind komplett unwichtig.

wichtig sind nur die jahresauszüge bzw die steuerbescheinigungen die man von den banken jährlich bekommen sollte.
[Dieser Beitrag wurde 1 mal editiert; zum letzten Mal von da gig am 13.07.2014 16:44]
13.07.2014 16:42:48 Zum letzten Beitrag
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Teh Ortus

UT Malcom
Bzgl. digital speichern und Originale aufheben: Gibt recht bezahlbar Paginierstempel. Die zählen automatisch bei jedem Stempeln um eins hoch. Damit dann alles was man plant aufzuheben vor dem Einscannen abstempeln und die originale nicht thematisch sortieren, sondern einfach nach aufsteigender Nummer abheften.
Digital hat man es nach beliebigem Schema abgelegt, Stichworte, Tags, Ordner, egal. Wenn man für irgendwas das original braucht sucht man sich digital zusammen was man braucht, öffnet das Dokument und sieht eingescannt die gestempelte Nummer und findet ganz einfach das original.
14.07.2014 9:35:41 Zum letzten Beitrag
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audax

AUP audax 11.04.2020
Ich hätte gerne gute Archiv-Software für Linux. Muss ich wohl mal suchen.

@Ortus: Guter Tipp peinlich/erstaunt

¤dit:
http://www.openkm.com/ sieht interessant aus, wenn auch etwas mächtig peinlich/erstaunt

¤dit²:
Meine Güte, ist das Enterprise. Da klappt ja nichts
[Dieser Beitrag wurde 2 mal editiert; zum letzten Mal von audax am 14.07.2014 10:49]
14.07.2014 9:44:54 Zum letzten Beitrag
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dino the pizzaman

dino the pizzaman
 
Zitat von Teh Ortus

Bzgl. digital speichern und Originale aufheben: Gibt recht bezahlbar Paginierstempel. Die zählen automatisch bei jedem Stempeln um eins hoch. Damit dann alles was man plant aufzuheben vor dem Einscannen abstempeln und die originale nicht thematisch sortieren, sondern einfach nach aufsteigender Nummer abheften.
Digital hat man es nach beliebigem Schema abgelegt, Stichworte, Tags, Ordner, egal. Wenn man für irgendwas das original braucht sucht man sich digital zusammen was man braucht, öffnet das Dokument und sieht eingescannt die gestempelte Nummer und findet ganz einfach das original.


das ist keine dumme Idee.

@openkm: bei open source hab ich aufgehört. Den Rest konnte ich mir denken. Ist es effektiv so schlimm? Breites Grinsen

atm nervt mich bei mir, dass meine Windows Installation mal wieder vergessen hat, wie man pdf's durchsucht. das macht alles etwas mühsamer.
14.07.2014 11:07:08 Zum letzten Beitrag
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audax

AUP audax 11.04.2020
OpenKM ist einfach zu sperrig für die Aufgabe. Das ist eher als Dokumentenverwaltung für ne größere Firma gedacht.

Ich überlege gerade, so etwas einfach selbst zu schreiben. Die Bauteile dafür sind ja verfügbar: OCR und Topic Recognition Algorithms sind in sehr guter Qualität frei verfügbar, der Rest ist verhältnismäßig einfach, vor allem für den Heimgebrauch.
14.07.2014 11:13:39 Zum letzten Beitrag
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Teh Ortus

UT Malcom
Gibt ne ganze Reihe freier DMS-Systeme. Ich selber arbeite in der QS eines großen DMS-Anbieters und finde, dass die freien Systeme eines komplett falsch machen: Alle die ich mir bislang angesehen habe, bilden einfach nur eine Ordner-Struktur im Web ab, wo ich mir dann denke: Warum nicht gleich einen beliebigen Fileserver nehmen...

Das einzige System das mit wirklich richtig richtig gut gefallen hat war Doo. Die hatten eine (für gratisverhältnisse) gut funktionierende OCR und Dokumentenklassifizierung, hatten mächtige Such- und Filteroptionen um Dokumente wiederzufinden. Haben Dokumente nicht in einzelne Ordner gelegt, sondern per Tags in beliebig viele Ordner gelegt etc.
Einziges Problem: War als Geschäftsmodell wohl nicht gewinnbringend genug. Haben die Pforten dicht gemacht.
14.07.2014 11:49:38 Zum letzten Beitrag
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Admiral Bohm

tf2_spy.png
Dokumentenscanner+ID-Nr. klingt gar nicht verkehrt. Ich hatte mal ein paar Order, das war aber auch Chaos, jetzt hab ich nur noch einen für Zeugnisse und andere ewig gültige Dinge.

Der Rest kommt in eine Schublade, wenn die voll ist geh ich den Stoß durch und tu wirklich wichtige Dinge in eine andere Schublade. Die zweite Schublade ist zum Glück noch nicht annähernd voll, könnte bei Bedarf aber in einen Ordner. Der Rest kommt in eine Plastikkiste unters Bett. Wenn die 2-3 Jahre ohne Lesezugriff ist, kann sie am Stück weg. Als Backup wären Scans davon aber ganz nett.
14.07.2014 13:03:41 Zum letzten Beitrag
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audax

AUP audax 11.04.2020
 
Zitat von Teh Ortus

Gibt ne ganze Reihe freier DMS-Systeme. Ich selber arbeite in der QS eines großen DMS-Anbieters und finde, dass die freien Systeme eines komplett falsch machen: Alle die ich mir bislang angesehen habe, bilden einfach nur eine Ordner-Struktur im Web ab, wo ich mir dann denke: Warum nicht gleich einen beliebigen Fileserver nehmen...

Das einzige System das mit wirklich richtig richtig gut gefallen hat war Doo. Die hatten eine (für gratisverhältnisse) gut funktionierende OCR und Dokumentenklassifizierung, hatten mächtige Such- und Filteroptionen um Dokumente wiederzufinden. Haben Dokumente nicht in einzelne Ordner gelegt, sondern per Tags in beliebig viele Ordner gelegt etc.
Einziges Problem: War als Geschäftsmodell wohl nicht gewinnbringend genug. Haben die Pforten dicht gemacht.


Mayan EDMS scheint ganz gut zu sein. Da wurde die Entwicklung vor kurzem wieder aufgenommen und es lüppt ganz fix.

Es bildet auch kein Ordnermodell ab, sondern sortiert über Metadaten und Tags.

http://www.mayan-edms.com/
14.07.2014 14:43:48 Zum letzten Beitrag
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Dobre

Arctic Female
Wie ist denn die Erfahrung bisher?

Ich hab mir den ScanSnap ix500 gekauft mit Adobe Acrobat 11 für OCR. Ich will bestimmte Dokumente wie Rechnungen überall verfügbar haben, sprich irgendwo in der Cloud. Von mir aus Google Drive, damit kann man ja schnell auf dem Smartphone was suchen und finden.
23.06.2015 21:41:26 Zum letzten Beitrag
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Icefeldt

AUP Icefeldt 09.04.2020
Wenn digital, dann bitte auch an Backups denken Breites Grinsen


Cpt obvious
23.06.2015 22:14:55 Zum letzten Beitrag
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Dobre

Arctic Female
Ja, weil man von analög soviel Kopien macht.
23.06.2015 22:16:02 Zum letzten Beitrag
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D@emon

Arctic
Bei mir ist der Ablauf wie folgt:
- Briefkasten öfnen und den Inhalt entnehmen
- neutrale Werbung wid gleich in die Papiertonne entsorgt
- auf dem Weg in die Wohnung den ganzen Kram grob vorsortieren
- in der Wohnung wird das unwichtige( persönliche Werbung usw.) in den Shredder verbannt
- der Rest kommt dann in den ADF vom Drucker und wird digitalisiert
- unwichtige Kram wird geschreddert und der Rest landet in den 30l Umzugskisten von OBI( da passen 2 A4 Stapel nebeneinander). Am jeweiligen Monatsende kommt da noch ein Deckblatt mit dem Datum drauf.
- wenn die Kiste voll ist kommt die in den Keller und der Inhalt wird so wie bisher geplant nach 5 Jahren Lagerdauer im Kamin oder Feuereimer verbrannt
- Kontoauszüge und Kreditkartenabrechnungen landen ungeöffnet in einer Extrakistr der jeweilige Inhalt kann im Bedarfsfall online begutachtet werden

Wichtige Dinge wie Geburtsurkunde, Zeugnisse, usw. werden digital und in Papierform an verschiedenen Orten gelagert.

Software ist bei mir Paperport 14 Pro. Nicht wirklich intuitiv abwr für meine Zwecke ausreichend.
23.06.2015 22:27:59 Zum letzten Beitrag
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Icefeldt

AUP Icefeldt 09.04.2020
heute nach einem DMS gesucht.

EcoDMS installiert gehabt, aber das ist ja mal "overpowered".
Läuft dann immer ein Server mit SQL Datenbank, auf den man mit nem Client drauf verbindet. Eine Million Unterkategorien, die eher für Firmen ausgelegt sind.

Ich will doch einfach nur meine Dateien in PDF haben und dann per Volltextsuche durchgehen können.
Dazu das ganze in einer "Datenbank"/Listenansicht übersichtlich dargestellt haben.

Empfehlungen?
24.06.2015 20:43:36 Zum letzten Beitrag
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smoo

AUP smoo 02.03.2009
Chronologisch den Posteingang abheften, sich grob erinnern wann was kam, durchblättern, erledigt.
24.06.2015 20:44:17 Zum letzten Beitrag
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Dobre

Arctic Female
Ich glaub meine Idee mit Google Drive ist gut.
24.06.2015 21:16:17 Zum letzten Beitrag
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audax

AUP audax 11.04.2020
Abgesehen von der...Indizierung durch Google, die man auch durchaus als Nachteil sehen kann.

Ich mein ja nur.
24.06.2015 21:17:48 Zum letzten Beitrag
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Dobre

Arctic Female
Aber die Suche ist so mächtig traurig
24.06.2015 21:25:50 Zum letzten Beitrag
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Skywalkerchen

skywalkerchen
verschmitzt lachen
Alles ungeöffnet in die ablage p, so hat man am wenigsten geschisse damit.
24.06.2015 21:41:41 Zum letzten Beitrag
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Sentinel2150

AUP Sentinel2150 11.04.2019
Alles in den Papiermüll
24.06.2015 21:42:33 Zum letzten Beitrag
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TheRealHawk

AUP TheRealHawk 26.11.2007
 
Zitat von zer0

 
Zitat von just 4 fun

Ob digital oder analog ändert ja nix, dass er ne Ordnerstruktur braucht Breites Grinsen


Nope. Digital mit ner entsprechenden Software (Datenbank) brauchst du keine oder nur einen Ordner.
Ordnerstrukturen sind ein digitales Relikt und heute im Wesentlichen dem menschlichen Benutzer geschuldet, der ab und an genötigt ist, selbst nach Dateien zu suchen weil er bei der Ablage gepennt hat.

Schlagworte, fertig. Diese könnten übrigens automatisiert aus der OCR erzeugt werden. Das muss man dem System aber beibringen.

Kommt ein Mann zu Google und erzählt was über Ordnerstrukturen... loooool mit den Augen rollend


Ist dann besonders geil wenn man nicht genau weiß was man sucht.
Ich bin Informatiker und Spielkind und hab trotzdem ganz oldschool Ordner. Einziger Vorteil den ich bei der Digitalisierung sehe sind Backups falls das Haus abfackelt.
Und ein ordentlicher Scanner nimmt mehr Platz weg als meine paar Ordner.
24.06.2015 22:07:18 Zum letzten Beitrag
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dino the pizzaman

dino the pizzaman
 
Zitat von Icefeldt

heute nach einem DMS gesucht.

EcoDMS installiert gehabt, aber das ist ja mal "overpowered".
Läuft dann immer ein Server mit SQL Datenbank, auf den man mit nem Client drauf verbindet. Eine Million Unterkategorien, die eher für Firmen ausgelegt sind.

Ich will doch einfach nur meine Dateien in PDF haben und dann per Volltextsuche durchgehen können.
Dazu das ganze in einer "Datenbank"/Listenansicht übersichtlich dargestellt haben.

Empfehlungen?



puh. Ich habs mir auch mal überlegt, komme aber bis jetzt mit reinen Ordnerstrukturen gut klar. Files bennen ich wie folgt:

2015-05-16_p0t GmbH_Rechnung Speicherkarte.pdf


Das ganze lege ich dann grob unterteilt nach verschieden Themen (Finanz, Administrative Dinge inkl. Krankenkasse etc, Wohnung, Kommunikation, Belege). Alles was einmalig ist (z.b. ne Rechnung für irgend etwas, die ich aufbewahren will... das kommt in die Belege. Sobald ich regelmässig was kriege, kommt es in eine der Hauptkategorien und dort in einen Unterordner für Firma, Thema o.ä.... wenns viele sind, dann noch mit Jahr als Datumsordner (eigentlihc unnötig, hilft mir aber alles visuell zu entschlacken). Also eigentlich 0815 Ordnerstruktur. Geht für meinen Kram, für meinen eigenen Firmenkram, für den Kram meiner Mutter und den gemeinsamen Wohnungsscheiss.

Einzig für die Steuern wirds etwas mühsam... da hab ich ja ne Ladung an Belegen, die ich mitschicken muss und die ich dann auch bei den STeuerdokumenten haben will. Das kommt aber nur 1x im Jahr vor. Also mache ich Kopien der files. Sind nur eine Hand voll, kann ich verkraften.


Damit das ganze halbwegs praktikabel bleibt baue ich ab und an um... ich merke ja, wenn etwas nicht mehr logisch ist oder nicht mehr klappt oder schwer aufzufinden ist. Dann ändere ich halt. Und mehr hab ich bisher nicht gebraucht. Volltextsuche von Windows in pdfs ist Krebsaids. Aber bisher hab ihc auch alles so in vernünftiger Frist (read: maximal 2 Minuten) gefunden. Meistens braucht man den Müll ja dann doch nicht mehr...

/bei mehreren Bankkonten etc. kommt noch die Kontonummer oder ein vorahndenes Kürzel etc. in den Dateinamen. Direkt nach der Bank, also bspw. 2015-05_p0tBank_45165732-45SK_Kontoauszug.pdf
normalerweise nehme ich immer das Eingangs- oder Rechnungsdatum. Ausser bei so monatlichem Kram. Dort ists halt nur yyyy-mm; das Eingangsdatum ist da für mich irrelevant. Die Bezugsperiode ist da wichtiger.
[Dieser Beitrag wurde 1 mal editiert; zum letzten Mal von dino the pizzaman am 24.06.2015 22:13]
24.06.2015 22:10:43 Zum letzten Beitrag
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TheRealHawk

AUP TheRealHawk 26.11.2007
 
Zitat von Icefeldt

heute nach einem DMS gesucht.

EcoDMS installiert gehabt, aber das ist ja mal "overpowered".
Läuft dann immer ein Server mit SQL Datenbank, auf den man mit nem Client drauf verbindet. Eine Million Unterkategorien, die eher für Firmen ausgelegt sind.

Ich will doch einfach nur meine Dateien in PDF haben und dann per Volltextsuche durchgehen können.
Dazu das ganze in einer "Datenbank"/Listenansicht übersichtlich dargestellt haben.

Empfehlungen?



https://mayan.readthedocs.org/en/latest/topics/installation.html
Läuft auch auf 'nem Pi.
24.06.2015 22:11:32 Zum letzten Beitrag
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Dobre

Arctic Female
 
Zitat von TheRealHawk

 
Zitat von zer0

 
Zitat von just 4 fun

Ob digital oder analog ändert ja nix, dass er ne Ordnerstruktur braucht Breites Grinsen


Nope. Digital mit ner entsprechenden Software (Datenbank) brauchst du keine oder nur einen Ordner.
Ordnerstrukturen sind ein digitales Relikt und heute im Wesentlichen dem menschlichen Benutzer geschuldet, der ab und an genötigt ist, selbst nach Dateien zu suchen weil er bei der Ablage gepennt hat.

Schlagworte, fertig. Diese könnten übrigens automatisiert aus der OCR erzeugt werden. Das muss man dem System aber beibringen.

Kommt ein Mann zu Google und erzählt was über Ordnerstrukturen... loooool mit den Augen rollend


Ist dann besonders geil wenn man nicht genau weiß was man sucht.
Ich bin Informatiker und Spielkind und hab trotzdem ganz oldschool Ordner. Einziger Vorteil den ich bei der Digitalisierung sehe sind Backups falls das Haus abfackelt.
Und ein ordentlicher Scanner nimmt mehr Platz weg als meine paar Ordner.

24.06.2015 22:12:40 Zum letzten Beitrag
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TheRealHawk

AUP TheRealHawk 26.11.2007
TAKATAKATAKATAKATAKATAKATAKATAKATAKA
24.06.2015 22:18:36 Zum letzten Beitrag
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Natanael

natanael
So ne Datenbank für den Heimgebrauch ist doch ruck zuck in MySQL hingebaut peinlich/erstaunt
24.06.2015 22:33:30 Zum letzten Beitrag
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Dobre

Arctic Female
Und was bringt das ohne gescheite Suchfunktion?
24.06.2015 22:43:18 Zum letzten Beitrag
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MamboKing

Arctic Female
 
Zitat von Natanael

So ne Datenbank für den Heimgebrauch ist doch ruck zuck in MySQL hingebaut peinlich/erstaunt


Zumindest auf die Kontoauszüge kann man dann mal getrost ...
Hab ein kleines Skript, was sich für mich einloggt, alles an Umsätzen aus den Konten ausliest, dann mit Bestandsdaten abgleicht, Referenzen oder Zahlungsempfänger erkennt und mir so schon mal bestimmte Kostentypen trennt, z.B. die Einkäufe in Supermärkten oder Versicherungen. So stellt er mir dann auch Plangrößen dar, also durchschnittliche Belastungen, mit denen zu rechnen ist.
Letztes Jahr hat's mich durch die Vorhersage der Amazonumsätze quasi an die noch zu tätigenden Weihnachtsgeschenkkäufe erinnert.
24.06.2015 22:46:14 Zum letzten Beitrag
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 Thema: Fuck you Registratur ( Unterlagen ordnen für Dummies... )
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